פעילויות ODT לעובדים שבאמת מחזקות צוות

יש רגע כזה בתחילתו של יום גיבוש: כמה עובדים עומדים בצד, חלק מחייכים בנימוס, אחרים בודקים הודעות, ומישהו כבר שואל בשקט אם צריך לרוץ. פעילויות ODT לעובדים יכולות להפוך את הרגע הזה למפגש מלא צחוק, תנועה וחיבור, אבל רק כשהן מתוכננות נכון. לא כל אתגר שטח יוצר צוות, ולא כל משחק קבוצתי מתאים לכל ארגון.

ODT, כלומר פעילות מחוץ לשגרת המשרד שמבוססת על התנסות, מאפשרת לאנשים להיפגש בלי תפקידים, מסכים וטבלאות אקסל. מנהלת יכולה לגלות שהיא מצוינת בהקשבה תחת לחץ, עובד שקט יכול להוביל פתרון יצירתי, וצוות שלא תמיד מצליח לתאם ציפיות בעבודה מקבל הזדמנות לתרגל זאת בדרך פשוטה וחווייתית. זהו גיבוש שבאמת מגבש, כי הוא לא מסתפק בבילוי משותף אלא יוצר חוויה שאפשר לקחת בחזרה לשגרת העבודה.

מה הופך פעילות ODT לחוויה עם ערך?

הכוח של פעילות ODT אינו נמצא רק במשימה עצמה. הוא נמצא במה שקורה בין המשתתפים תוך כדי: מי מציע רעיון, מי נותן מקום לאחרים, מי ממהר להחליט, מי מתעקש, ומי יודע לעצור ולחבר מחדש את הקבוצה. בסביבה בטוחה, קלילה ולא שיפוטית, דפוסים כאלה צפים באופן טבעי.

משימה של בנייה, ניווט, פתרון חידה קבוצתית או העברת חפץ בלי להשתמש בידיים יכולה להיראות משחקית מאוד. ובצדק – צחוק הוא חלק חיוני מהעניין. אבל כשהמנחה יודע לעצור לרגע הנכון, לשאול שאלה מדויקת ולתת לקבוצה לעבד את מה שקרה, המשחק מקבל משמעות. פתאום המשתתפים מזהים שהפתרון לא נכשל בגלל חוסר כישרון, אלא כי כולם דיברו יחד. או שהם מצליחים להבין שהצוות התקדם דווקא כאשר נתנו לעובד חדש להביע רעיון.

ההבדל בין עוד אטרקציה לבין יום משמעותי הוא החיבור בין החוויה למטרה. אם רוצים לחזק תקשורת בין מחלקות, הפעילות צריכה לגרום לאנשים שאינם עובדים יחד להישען זה על זה. אם המטרה היא פיתוח מנהלים, כדאי ליצור משימות שמעלות שאלות על הובלה, חלוקת אחריות וקבלת החלטות. ואם הצוות עבר תקופה עמוסה, לפעמים הדבר הנכון הוא קודם כל להחזיר אנרגיה, חיוך ותחושת ביחד.

פעילויות ODT לעובדים מתחילות במטרה, לא במשחק

לפני שבוחרים פעילות, כדאי לשאול מה באמת חסר לצוות כרגע. לא תמיד התשובה היא "גיבוש". זו מילה רחבה מאוד, ומאחוריה יכולים להסתתר צרכים שונים לגמרי: צוות חדש שעדיין לא מכיר, מחלקה ותיקה שנשחקה, עובדים היברידיים שפוגשים זה את זה מעט מדי, או מנהלים שזקוקים לזמן איכות עם האנשים שלהם.

כשהמטרה ברורה, אפשר לבנות יום מדויק יותר. צוות קטן של שמונה אנשים יפיק הרבה ממשימות שמאפשרות שיח קרוב, התבוננות ושיתוף אישי. קבוצה של חמישים משתתפים זקוקה לאנרגיה אחרת, לקצב גבוה ולחלוקה חכמה שתשאיר את כולם פעילים. צוות רפואי אחרי משמרות עמוסות לא בהכרח צריך תחרות אגרסיבית. ייתכן שפעילות נעימה, מצחיקה ומשחררת תיתן לו הרבה יותר.

גם מקום האירוע משנה. פעילות חוץ יכולה להכניס אוויר, תנועה ותחושת יציאה אמיתית מהשגרה, אך היא דורשת התחשבות במזג האוויר, נגישות ויכולות פיזיות. אפשר לקיים ODT מצוין גם באולם, במשרד או במתחם סגור. האיכות לא נמדדת בכמות הבוץ על הנעליים, אלא במידת ההשתתפות ובמה שהקבוצה עוברת יחד.

לא צריך להיות ספורטאים כדי להשתתף

אחת החששות הנפוצים סביב ODT היא שמדובר בפעילות פיזית שמביכה אנשים או משאירה חלק מהם בחוץ. חשש כזה מובן, ובדיוק בגלל זה חשוב לבנות פעילות מכילה. אתגר טוב אינו בודק מי הכי מהיר או חזק, אלא מי יודע לחשוב יחד, להקשיב, לאלתר, לתכנן ולשתף פעולה.

יש מקום לתנועה, לאנרגיה וליציאה מאזור הנוחות, אבל אין סיבה לגרום למשתתף להרגיש שהוא צריך להוכיח את עצמו. התאמה נכונה כוללת חלופות, חלוקת תפקידים מגוונת וקצב שמתאים לקבוצה. עובד עם מגבלה פיזית, משתתפת בהיריון, אדם ביישן או מי שפשוט לא אוהב להיות במרכז יכולים להיות חלק משמעותי מהצלחת המשימה.

דווקא ההכלה הזאת משדרת מסר ארגוני חזק: בצוות טוב לא כולם עושים אותו דבר, אבל לכל אחד יש מקום ותרומה. כאשר המשתתפים חווים זאת ולא רק שומעים על כך במצגת, המסר נשאר איתם.

אילו אתגרים עובדים טוב בקבוצות?

הפעילות הנכונה תלויה במטרה ובאופי האנשים, אך יש כמה סוגי אתגרים שמאפשרים עבודה קבוצתית אמיתית:

• משימות בנייה ויצירה מחומרים פשוטים, שמחייבות תכנון, חלוקת תפקידים וחשיבה יצירתית תחת מגבלת זמן.
• אתגרי תקשורת שבהם לא כולם מחזיקים באותו מידע, ולכן ההצלחה תלויה בהקשבה ובהעברת מסר ברור.
• משימות אמון ושיתוף פעולה, שבהן הקבוצה צריכה לתאם תנועה, לקבל החלטות ולהבטיח שאף אחד לא נשאר מאחור.
• משחקים תחרותיים במינון נכון, שמעוררים אנרגיה והנאה אך שומרים על כבוד, הומור ורוח קבוצתית.

התחרות יכולה להיות כלי נהדר, בעיקר בקבוצות שאוהבות קצב ואתגר. היא מייצרת התלהבות ומוציאה מהאנשים כוחות מפתיעים. מצד שני, אם יש בצוות מתחים קיימים או פערים חדים בין המשתתפים, תחרות חזקה מדי עלולה להחריף אותם. במקרים כאלה עדיף לבחור במשימות שבהן קבוצות שונות תלויות זו בזו, או במשימה משותפת אחת שההצלחה בה שייכת לכולם.

המנחה הוא לא רק מפעיל משחקים

אפשר להביא אביזרים מצוינים, מוזיקה ומשימות מקוריות, ועדיין לפספס את המהות אם ההנחיה אינה רגישה לקבוצה. מנחה מקצועי קורא את החדר, גם כשהחדר הוא דשא פתוח. הוא מזהה מי עוד לא נכנס למעגל, מתי נכון להרים את האנרגיה ומתי חשוב דווקא להאט, להקשיב ולתת מקום למה שעלה.

הוא גם יודע לרתום את הסקפטיים. כמעט בכל ארגון יש מי שמגיעים עם ידיים שלובות ואומרים לעצמם: "רק שלא יבקשו ממני לעשות משהו מביך". אין צורך לשכנע בכוח. כשההנחיה בטוחה, מצחיקה ומכבדת, וכשהמשימות טובות, אותם משתתפים מתחילים לקחת חלק בקצב שלהם. לא פעם הם הופכים לאלה שמפתיעים את כולם.

בגיבוש איכותי, ההנחיה משלבת אנרגיה, הומור ורגישות אנושית. לא מדובר בהרצאה על עבודת צוות, אלא בחוויה פעילה שבה המשתתפים צוחקים, מתנסים, לפעמים מתבלבלים, מתאפסים מחדש ומגלים משהו זה על זה. זה המקום שבו בינת הלב פוגשת את העבודה היומיומית.

איך הופכים את היום להשפעה שנשארת?

יום אחד לא יפתור בעיות עומק בארגון, ולא נכון להבטיח זאת. אם יש חוסר אמון משמעותי, עומס קיצוני או קונפליקט בין מנהלים, פעילות ODT לבדה אינה תחליף לשיחה ניהולית ולעבודה מתמשכת. אבל היא יכולה להיות פתיחה מצוינת: רגע שמוריד הגנות, מייצר שפה משותפת ומאפשר להתחיל לדבר אחרת.

כדי שהאפקט לא יתפוגג בדרך חזרה למשרד, כדאי לבחור מסר אחד או שניים שהצוות ירצה לקחת איתו. למשל, לבקש יותר הבהרות לפני שמתחילים משימה, להקפיד שכל קול יישמע בישיבות, או לעצור לכמה דקות של תיאום לפני תקופה לחוצה. אין צורך להעמיס עשרה מסרים. פעולה קטנה שהצוות באמת מאמץ שווה יותר מהצהרה מרשימה שנשארת על דף סיכום.

גם למנהלים יש תפקיד אחרי הפעילות. אפשר להזכיר בישיבה רגע מצחיק או הצלחה קבוצתית מהיום, ולחבר אותה לאתגר מקצועי שקורה עכשיו. כשהעובדים מבינים שהחוויה לא הייתה רק "יום מחוץ למשרד", הם מתייחסים אליה ברצינות אחרת. לא כבדות, אלא הכרה בכך שיחסים טובים ותקשורת ברורה הם חלק מהעבודה עצמה.

מתי נכון לקיים יום ODT?

יש ארגונים שמחכים לאירוע גדול כמו הרמת כוסית או יום חברה שנתי, אבל ODT יכול להתאים גם לרגעים קטנים ומדויקים יותר. הוא עובד נהדר בתחילת שנה, אחרי קליטת עובדים חדשים, לפני פרויקט מורכב, לאחר מיזוג בין צוותים או פשוט כאשר מרגישים שהגיע הזמן לנשום יחד.

העיתוי משפיע על התוכן. לפני תקופה עמוסה, כדאי לבנות חוויה שמחזקת תיאום ואמון. לאחר תקופה שוחקת, כדאי לתת עדיפות לשחרור, צחוק והוקרה. בקבוצה חדשה, ההיכרות היא לב היום. בקבוצה ותיקה, אפשר לאתגר את ההרגלים וליצור מפגש מעט אחר מזה שהם כבר מכירים.

בסופו של דבר, פעילות טובה לא נמדדת רק בכמה אנשים אמרו שהיה כיף, אף שזה בהחלט סימן מצוין. היא נמדדת ברגע שבו העובד השקט מקבל הכרה, מנהלת רואה את הצוות שלה מזווית חדשה, ושני אנשים שבקושי החליפו מילה מוצאים את עצמם צוחקים ומצליחים יחד במשימה. משם מתחיל חיבור שאפשר להרגיש גם הרבה אחרי שהיום נגמר.